Щодо підключення МОЗ України до Системи електронної розсилки

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ

Н А К А З

Щодо підключення МОЗ України до Системи електронної розсилки

На виконання доручення Прем'єр-міністра України від 24.05.2005 № 15452/104/1-05 щодо використання електронної пошти для термінового обміну службовими документами в Системі електронної розсилки (далі Система), згідно з Порядком термінового обміну службовими документами, запровадженого цим дорученням,  НАКАЗУЮ:

1. Затвердити "Порядок термінового обміну службовими документами в Системі електронної розсилки в МОЗ України" (далі - Порядок) (додається).

2. Українському інформаційно-обчислювальному центру МОЗ України (Львова Р.М.) забезпечити, в межах наявних технічних можливостей, функціонування абонентського пункту Системи в МОЗ України (електронна адреса kabmin_doc@moz.gov.ua) відповідно до Порядку.

3. Визначити відповідальними за роботу з Системою:

3.1. Від служби керівника МОЗ України:

Карнаухову Тетяну Володимирівну, начальника відділу контролю апарату, тел. 253-60-94, tatiana@moz.gov.ua.

3.2. Від Українського інформаційно-обчислювального центру МОЗ України:

Усовського Дмитра Вячеславовича, старшого наукового співробітника Українського інформаційно-обчислювального центру МОЗ України, тел. 253-13-14, hnet@moz.gov.ua.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ МОЗ України

08.06.2005  № 256

ПОРЯДОК

термінового обміну службовими документами в Системі електронної розсилки в МОЗ України

1. Загальні положення

1.1. Порядок термінового обміну службовими документами в Системі електронної розсилки в МОЗ України (далі - Порядок) розроблений відповідно до "Порядку термінового обміну службовими документами" запровадженого дорученням Прем'єр-міністра України від 24.05.2005 № 15452/104/1-05.

1.2. Відповідно до Порядку в МОЗ України створюється абонентський пункт Системи електронної розсилки (далі - Система) шляхом підключення до Інтернет спеціально виділених для цієї мети технічних засобів, які функціонують на основі єдиних форматів обміну даними і програмного забезпечення.

1.3. Технічний супровід та підтримка Системи здійснюється Українським інформаційно-обчислювальним центром МОЗ України (далі - Центр).

2. Сфера застосування

2.1. Система застосовується для термінового:

- попереднього погодження проектів нормативно-правових актів;

- розповсюдження порядку денного і матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України та нарад;

- доведення завдань керівництва Кабінету Міністрів України;

- обміну іншими службовими документами між органами виконавчої влади.

2.2. Система застосовується паралельно з існуючим порядком обміну службовими документами лише для прискорення цього процесу, тобто електронні копії не заміняють службових документів на папері.

2.3. Забороняється використання Системи для надсилання персональної та комерційної кореспонденції, матеріалів з конфіденційною або таємною інформацією.

3. Правила обміну службовими документами

3.1. Облік отриманої та відправленої Системою кореспонденції здійснюється Центром у відповідних журналах з метою контролю функціонування Системи. Кожен отриманий та відісланий документ ідентифікується в системі обліку за реєстраційним номером МОЗ України.

3.2. Всі документи, що надсилаються через Систему візуються визначеними посадовими особами Міністерства з проставленням дати та часу візування та позначки "надіслати Системою електронної розсилки до (зазначається перелік абонентів Системи)". Документи, що надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України, візуються Міністром або його заступниками, інші документи - керівниками відповідних структурних підрозділів МОЗ України.

3.3. Завізовані для відправлення та зареєстровані в Управлінні справами МОЗ України документи та їх електронні копії надаються виконавцем до Центру для подальшої розсилки. В разі відсутності електронної версії документу допускається надавати матеріали тільки на паперових носіях, при цьому відправлення документу затримується на час його сканування.

3.4. Надані для розсилки документи реєструються в журналі обліку відправленої кореспонденції з зазначенням дати та часу надходження документу, дати та часу відправлення, дати та часу надходження підтвердження про отримання документу, реєстраційного номеру документу МОЗ України, дати реєстрації, виконавця та електронної адреси адресата.

3.5. На вимогу виконавця Центром може надаватися довідка про відправлення документу із зазначенням реєстраційного номеру документу МОЗ України та дати реєстрації, дати та часу відправлення, електронної адреси адресата та, в разі наявності на момент підготовки довідки підтвердження про отримання документу, дати та часу отримання документу адресатом.

3.6. При отриманні Центром документу з Секретаріату Кабінету Міністрів України або від іншого абоненту Системи документ реєструється у журналі отриманої кореспонденції (з зазначенням дати та часу надходження документу, найменування документу та електронної адреси відправника) та надається особі, відповідальній за роботу Системи в службі керівника або особі, що її заміщає. В разі, якщо обсяг документу не перевищує 10 сторінок, документ друкується в Центрі та надається на паперових носіях, в інших випадках документ надається в електронному вигляді. Перевірка надходження кореспонденції здійснюється не рідше, ніж один раз на 15 хвилин.

3.7. Особа, що отримала кореспонденцію від Центру, проставляє дату та час її отримання, вхідний реєстраційний номер МОЗ України та свій підпис в журналі обліку отриманої кореспонденції та негайно доповідає керівництву.

3.8. Особа, відповідальна за роботу системи в службі керівника, відповідає за організацію приймання кореспонденції від Центру у встановлений для роботи системи час.

3.9. Відповідальність за дотримання вимог, передбачених п. 2.3. цього Порядку, покладається на відповідальну особу, що завізувала документ для відправлення Системою.

4. Організаційні питання

4.1. В МОЗ України визначається щонайменше дві відповідальні за роботу з Системою особи - в службі керівника МОЗ України та в Центрі.

4.2. Дані про відповідальних осіб за роботу з Системою в МОЗ Україні надсилаються до Управління стратегії розвитку інформаційних ресурсів та технологій Секретаріату Кабінету Міністрів України (далі - Управління), в електронному вигляді за адресою seminar@kmu.gov.ua.

4.3. При зміні відповідальних осіб відповідна інформація негайно надсилається Управлінню.

4.4. Режим роботи абонентського пункту Системи в МОЗ України встановлюється з 8:30 до 20:00.